eDocs
La collecte de documents passe le plus souvent par l’échange d’emails non structuré ce qui est sujet à une perte de temps considérable et parfois source d’erreurs.
La solution eDoc faisant partie du catalogue de service du portail UPB (Universal Portal Builder) vise à structurer et simplifier la collecte de documents de toute nature. Ce service bénéficie de l’innovation Email Dynamique qui permet aux destinataires de réaliser l’envoi des documents sans sortir de l’email.
Le transfert
de documents
L’email reste le média de notification par défaut, ainsi quelque soit les solutions utilisées à un moment ou à un autre l’email est utilisé pour informer l’utilisateur. Grâce à l’innovation EAC (Email Active Content) qui transforme l’email en un véritable site web, l’utilisateur peut sans sortir de l’email uploader ses fichiers.
Le système de gestion d’identité AppInMail SSO authentifie automatiquement l’utilisateur et permet de garantir la sécurité des transferts. Cette solution simplifie énormément l’interaction de l’utilisateur avec le système et évite tous les problèmes de connexion, de recherche dans un extranet, etc. …
La configuration des types de collecte de documents
eDoc permet de définir des modèles de collecte, imaginons que nous souhaitions collecter les factures associées au relevé bancaire. Nous allons définir pour cela des champs d’informations pour chaque document comme ci-dessous.
La liste est ensuite définie par les lignes de données dans un tableau de type EXCEL comme on peut le voir ci-dessous. Cette liste peut être établie via un copié-collé ce qui simplifie la saisie des documents à recevoir. Il est possible de gérer des alertes de rappel, de voir l’historique, etc …
Vous pouvez organiser la collecte des documents d'un client ou de plusieurs entreprises.
Exploitation des documents
Les documents transmis par la plateforme peuvent être récupérer directement à partir de l’application ou encore stocké dans un système de gestion documentaire.
Usage via API
Il est possible d’utiliser eDoc depuis un système externe via des appels API et plus généralement, il est possible de personnaliser la solution en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise
